No me gustan las reuniones. Si has trabajado conmigo, me lo habrás oido decir mil veces. Miro con envidia a personas (como Cris Busquets o Javi Rubio). Trabajan en organizaciones que han superado la reunionitis y toman decisiones y coordinan equipos de forma más asíncrona y eficiente.
Odio las reuniones.
Ya está.
Ya lo he dicho.
Pero adoro las sesiones productivas de trabajo colaborativo. Disfruto las buenas actualizaciones de equipos. Siempre estoy disponible para una llamada rápida para desatascar un tema que no acaba de avanzar en slack.
Estas sesiones van más allá de una mera reunión para mí. A lo largo de los años he ido descubriendo formas de convertir algunas reuniones superficiales y pasivas en encuentros de co-creación. Espacios de puesta en común y análisis de éxitos y retos. Algos que son más que simples reuniones.
En este artículo te cuento algunos de los métodos que he ido aprendiendo y aplicando.
Sirven tanto para reuniones online como para reuniones en persona.
Al final, te doy un bonus-consejo específico para reuniones híbridas, con personas online, y personas en una sala.
¡Empecemos!
Facilitación
Facilitar consiste en gestionar los tiempos, la energía y la participación para conseguir el objetivo de la reunión en el mejor modo posible. Al principio veía la facilitación de las reuniones como algo poco orgánico, pero ahora mismo me descubro preguntando por la persona que llevará ese sombrero en una reunión si no ha quedado claro. Tener un facilitador ayuda a tener reuniones más productivas.
La persona que convoca, o alguna persona designada por esta, debe facilitar la reunión. En reuniones de equipo recurrentes podéis rotar la facilitación de la reunión. De esta forma, se reparte la responsabilidad, y al tener más empatía por la persona que facilita, puede motivar a los participantes a tener más atención.
Agenda
Entrar en las reuniones con una agenda de puntos a tratar ayuda a reconducir las conversaciones si divagamos. En lugar de hacer sentir a un participante que le interrumpimos sin justificación, con una agenda siempre podemos pedir que se continúe la conversación en otro foro, a favor de continuar con los siguientes temas.
Intenta que la agenda sea corta, con no más de 5-7 temas, y con temas claros escritos con pocas palabras y lenguaje natural. Si alguno de los temas va a durar significativamente más o menos que el resto, te recomendaría añadir información sobre los tiempos que tienes en mente. Esto ayuda a los participantes sepan a entender a qué atenerse.
Prompter
El prompter es un documento que se comparte con los participantes en el que pueden proponer temas para la agenda. Una de las ventajas es que se distribuye la responsabilidad de la creación de la agenda. Además, si no hay temas añadidos antes de la reunión, podemos considerar que no es necesaria. Esto es genial en reuniones recurrentes.
Además, dependiendo de cómo diseñemos este prompter, puede servirnos para tener un histórico de las notas de las reuniones. Estas decisiones y tareas pueden además compartirse para consumo asíncrono en otros equipos, o para personas que no pudieron participar en la reunión pero que tienen interés.
Un prompter puede ser una presentación para cada sesión de una reunión recurrente, un excel con todas las dailies, un documento de texto único, histórico y vivo con secciones para cada reunión… en común tendrán una lista de temas, algunas notas o enlaces, y los puntos acordados y acciones adjudicadas.
¿Quieres una plantilla de prompter?
He creado una en Google Docs que puedes copiar y adaptar para tus reuniones.
Puedes acceder a esta y otras plantillas en mi blog con una suscripción premium, que además me ayudará a seguir creando y compartiendo mejores contenidos.
Interactividad
Haz que los participantes tengan que hacer cosas. No importa si es poner notas en Figma, responder un Kahoot, o decirte qué están viendo o qué opinan sobre el punto actual de la agenda. Si pasan más de unos minutos sin que los participantes tengan que hacer algo, y demostrar que siguen presentes, los has perdido.
Lo sé porque a mí misma me ocurre. Mi truco es siempre estar tomando notas. Ni soy tan aplicada, ni estoy tan loca. Los bullet points y flechas que garabateo en mis libretas no son la fórmula de la Coca-cola. Son más bien mi mindfulness personal. Mi forma de forzarme a mantenerme dentro de la reunión incluso cuando hay personas hablando de temas que no son clave para mí, o que ya controlo, durante varios minutos.
Para evitar que los participantes a tu reunión pierdan el hilo (como me ha pasado ahora mismo) pregúntales si tienen dudas o pídeles que confirmen que se ha entendido. Pide a alguien de forma directa que de su opinión sobre un tema o amplíe información. Hazles interactuar entre ellos o con algún material de la reunión. Esta es la idea detrás de los workshops – convertir las reuniones de escucha en reuniones de ejecución.
Feedback
Si analizamos e iteramos en base a lo observado cuando lanzamos funcionalidades, ¿por qué no hacerlo cuando lanzamos reuniones nuevas, o como toma de temperatura de reuniones históricas?
Te animo a crear encuestas de satisfacción, puntos fuertes y puntos a mejorar en tus reuniones. Seguramente ya recibas feedback de forma informal de algún participante, o tengas tu propia opinión sobre una reunión. Una encuesta te ayudará a recoger datos de más participantes, y a escuchar a más voces, no sólo a las más ruidosas (o a la tuya).
Otra forma de recoger feedback es la que propone el formato reuniones 10. Incorporamos este formato en mi equipo de CX en Genially como propuesta (acertada) de mi compañero Enrique y me encantó este truco. Consiste en ponerle una nota a las reuniones recurrentes al acabar, y hacer retrospectiva observando la tendencia, y cosas que pudieron afectar a las subidas y bajadas.
Bonus: Reuniones híbridas
Te avisé al principio de que todos los consejos anteriores valdrían para reuniones online o presenciales, y te prometí un consejo extra para tus reuniones híbridas.
Y aquí está: Si tienes una reunión híbrida, trátala como una reunión online. A no ser que tengáis un equipo de telepresencia profesional, es aconsejable que cada persona que se conecta en presencial desde una misma sala tenga su propio equipo, de forma que los participantes online puedan ver quien participa, y tenerles en primer plano. Te recomiendo que silencies todos los micrófonos y audios excepto el de la persona que vaya a intervenir. Esto es algo poco natural al principio, y dará lugar a pitidos y acoples de micro, pero no te preocupes: mejora con la práctica.
#BetterMeetings
Las reuniones son un mal necesario para muchas organizaciones que no son capaces de funcionar sin ellas. Equipos sin inercia que dejarían de moverse sin sus reuniones de estatus recurrentes. Departamentos que no colaborarían ni se informarían unos a otros sin las reuniones multidepartamentales mensuales. Aunque me encantan las bases del movimiento #nomeetings, mi experiencia estos 17 años me ha hecho ser escéptica sobre su aplicabilidad real en la mayoría de equipos. Hay que tener mucha madurez para trabajar en asíncrono.
Un equipo de top performers, managers of one, con motivación suficiente (y un sueldo que la mantenga), y grandes habilidades de comunicación escrita o en video seguramente pueda prescindir de la mayoría de las reuniones que necesita un equipo medio, con salarios medios y comunicación media para funcionar.
Empecemos por hacerlas mejor, para poder tener menos.
