Jira es una excelente herramienta para gestionar tu hoja de ruta y tu lista de pendientes, y es el software preferido por muchas empresas de todos los tamaños.
Me incluyo en esta lista de fans. Jira es mi herramienta de referencia como sabrás si has visto alguno de los videos de mi canal de YouTube.
Me encantan sus funcionalidades para hacer roadmaps, y cómo se integra con otras herramientas del ecosistema Atlassian (como Confluence para documentar) o externas (Github, Salesforce, Productboard…).
Como Scrum Master, Product Owner, o Product Manager, probablemente pasarás mucho tiempo en Jira a lo largo de tu carrera. Dominarlo y saber cómo sacarle el máximo provecho sin invertir incontables horas navegando entre tickets y comentarios es una inversión que agradecerás en el futuro.
Una de las principales ventajas de Jira es que tiene excelentes tipos de incidencias predeterminados: tareas, historias de usuario y épicas son útiles y utilizadas por la mayoría de los equipos. Jira también te permite crear cualquier otro tipo de incidencia que puedas necesitar.
Jira te lo pone fácil para crear una configuración óptima y tu equipo para lograr más, mejor y más rápido.
En este post aprenderás:
- Los tipos de incidencias predeterminados en Jira, incluyendo consejos y sugerencias para optimizar cómo los usas en tu proyecto.
- Cómo crear tus propios tipos de incidencias, con instrucciones detalladas y capturas de pantalla.
- Qué tipos de incidencias puedes usar para potenciar a tu equipo, y cómo nombrarlos y usarlos para hacer el trabajo efectivo.
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Tipos de tarea disponibles en Jira por defecto
Épicas
Las épicas son metas o iniciativas que se desarrollan a lo largo del tiempo mediante una serie de tareas, historias de usuario y otros tipos de trabajo que resultan en un resultado.
Las épicas son los elementos de nivel superior que Jira utiliza en la vista de Hoja de Ruta, y el trabajo relacionado se muestra anidado, como historias de usuario o tareas en los niveles inferiores.
Me gusta nombrar mis épicas según estos resultados y enfocarme en el impacto de las historias de usuario que planeo anidar bajo ellas. Además los nombres deben ser fáciles de comprender para personas de la empresa que no formen parte del equipo de desarrollo o que no tengan experiencia técnica. Reviso regularmente mis épicas y las edito si es necesario para asegurarme de que todavía reflejen el impacto que espero de los resultados.
Historias de usuario
Las historias de usuario dentro de las épicas son nuevos requisitos funcionales que tienen un impacto directo en un beneficio tangible para el usuario.
Normalmente se expresan de una manera que coloca al usuario y el valor entregado a él en el centro, en lugar de enfocarse en los detalles de la implementación.
Por ejemplo, un formato de historia de usuario para “Inicio de sesión SSO de Facebook” podría ser: “Como nuevo usuario quiero registrarme usando mi cuenta de Facebook para ahorrar tiempo”. Este es un título largo y podría hacer difícil revisar tu lista de pendientes, por lo que es común acortar las historias de usuario manteniendo solo la parte media en el título: “Registrarse usando mi cuenta de Facebook”.
Una historia de usuario es una manera estándar de definir a los usuarios, la funcionalidad y el beneficio en una sola oración. Me gusta complementar mis historias de usuario con información adicional que he encontrado útil después de trabajar con varios equipos de desarrollo.
- Contexto sobre la implementación actual
- Soluciones posibles para el problema
- Criterios de aceptación
- Riesgos y preguntas abiertas
- Diseños y documentación de referencia
Usar este tipo de tarea en Jira facilita mucho escribir notas de lanzamiento o release notes o seguir la pista de todo lo que el producto hace para cada usuario: simplemente filtra por este tipo de incidencia y ahí tienes, un mapa completo de los superpoderes de tus usuarios.
Si quieres aprender más te recomiendo ver mi curso sobre historias de usuario en LinkedIn Learning.
Tareas
Las tareas son tipos de incidencias que suelo usar para registrar cambios que no resultan directamente en una nueva característica. Algunos ejemplos de tareas incluyen actualizar bibliotecas de software, configurar bases de datos, escribir documentación técnica o de soporte, subir traducciones o actualizar componentes de un sistema de diseño.
Si no es una historia de usuario o un error, ¡probablemente sea una tarea!
A medida que tu proyecto crece, probablemente descubrirás que las tareas representan más del 60% del trabajo en tu lista de pendientes.
Esto puede ser una buena indicación de que necesitas definir más tipos de incidencias para organizar mejor tu trabajo. Sigue leyendo para aprender cómo crear nuevos tipos de incidencias en Jira y qué nuevos tipos de incidencias puedes usar, en caso de que necesites algo de inspiración.
Subtareas
Las subtareas pueden anidarse bajo tareas o historias de usuario. Son una de las características más útiles para grupos de usuarios avanzados, pero pueden ser complicadas para los principiantes en Jira.
Analiza quién los usará antes de decidir si agregarlos a tus procesos de Jira.
Una alternativa es permitir que los miembros del equipo las utilicen para rastrear su propio trabajo dentro de una incidencia asignada.
Ojo: Las subtareas abiertas bloquean el cierre de las incidencias principales, ¡así que necesitas recordarles a todos que sean conscientes de esto!
Bugs
Las incidencias, bugs o errores se utilizan para rastrear todos los fallos del producto. Pueden tener una severidad asociada o indicar el componente que afectan: Jira te permite ajustar los campos para cada tipo de incidencia, de modo que puedes añadir tanta o tan poca metadatos como necesites.
Como regla general, ningún error debe agregarse a la lista de pendientes sin una descripción y puede ser muy útil adjuntar una imagen o un video.
Como crear tipos de tarea personalizados en Jira
Si tienes suficientes permisos, podrás crear nuevos tipos de incidencias dentro de tu proyecto.
Puedes encontrar fácilmente esta función en la barra lateral del proyecto.
- Selecciona > Incidencias.
- En la columna izquierda, ve a Tipos de incidencia > Añadir tipo de incidencia.
- Introduce un nombre y una descripción para tu nuevo tipo de incidencia. Intenta usar un lenguaje que pueda ser entendido por cualquiera en tu equipo y mantenlo amplio, para que pueda usarse para recopilar diferentes tipos de actividades relacionadas. Te contaré más sobre esto a continuación.
- Elige entre un tipo de incidencia estándar o una subtarea. Los tipos de incidencias estándar están por encima del nivel de épica, mientras que los tipos de incidencias de subtareas están debajo del nivel de Historia junto a las subtareas.
- Selecciona Añadir.
Los tipos de incidencia en Jira tienen un nombre, un icono y campos de incidencia.
Evita reutilizar iconos y usa los códigos de color sabiamente y en tu beneficio. Por ejemplo, podrías usar iconos azules para ingeniería, iconos amarillos para ideas, iconos naranjas para marketing… usa la convención que funcione para tu equipo y aprovecha el color para identificar fácilmente los tipos de tareas relevantes cuando filtres o visualices.
Tipos de tarea que pueden ayudarte a tener proyectos en Jira más operativo
Ideas
Me gusta usar un tipo de incidencia diferente para las ideas que aún no están completamente incorporadas al backlog del producto.
Puede que temas añadir ideas al backlog. En este caso, probablemente tengas un backlog en Jira y uno o varios documentos con ideas. En cambio, ¿por qué no crear un tipo de incidencia específico para ideas y tener un único lugar para revisar tus oportunidades de producto? Como beneficio, podemos filtrarlas para revisar propuestas en reuniones recurrentes o mientras planificamos iteraciones de la hoja de ruta, y podemos vincular ideas a historias de usuario y tareas en nuestra hoja de ruta en una etapa muy temprana.
- Los “Go” serán entregados al equipo de producto para su definición y se convertirán en nuevas Épicas, Historias de Usuario o Tareas para una Épica existente.
- Los “No Go” se moverán a una Épica de planificación futura, más cerca o más lejos en el futuro dependiendo de la prioridad o la confianza que el equipo tenga en cada iniciativa. ¡No elimines ideas a menos que sean duplicadas!
Usa nombres de ideas que sean cortos y se centren en el beneficio para el usuario y no en la característica en sí o en la implementación que sugieres. Por ejemplo, “Vincular Facebook” en lugar de “Agregar botón para integrar Facebook”. La forma en que resolvemos un problema puede cambiar mucho en la fase de definición. Al rastrear ideas, intenta incluir la siguiente información, incluso si es en forma de puntos muy breves:
- Ventaja Estratégica
- Beneficios para el Usuario
- Implementación(es) Propuesta(s) o inspiración
- Notas sobre la Factibilidad Técnica
- Riesgos conocidos y preguntas abiertas
Marketing
Si una tarea de marketing resulta en un activo reutilizable, ¿por qué no facilitar su identificación en Jira? Usar una etiqueta de marketing puede ayudar a diferenciar este tipo de trabajo de las tareas más ejecutivas. Si usas Jira intensivamente en campañas de marketing, también podrías querer añadir un tipo de incidencia para campañas.
Documentos
De manera similar, algunas tareas son diferentes en que resultan en la creación de documentación. Creo que puede ser una buena idea usar un tipo de incidencia diferente para este tipo de trabajo.
Un gran poder conlleva una gran responsabilidad
Jira es una de las herramientas más poderosas que puedes usar para gestionar las oportunidades de un producto y hacer seguimiento de su desarrollo, y tiene, como ves, muchas posibilidades y opciones para adaptarse a las necesidades de diferentes equipos.
Usa estas opciones para dar ventaja al equipo, y ten cuidado con sobreutilizar tipos de incidencia personalizados o con forzar el uso de Jira fuera del equipo de producto y tecnología. Ante todo, Jira es una herramienta, y debemos acercarnos a ella con mentalidad ágil. Puedes aprender más sobre gestión ágil de proyectos en mi curso en LinkedIn Learning:
Gracias por leerme. Espero haberte ayudado a entender mejor cómo usar los diferentes tipos de tareas en Jira en tu proyecto.
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La imagen de cabecera de este post ha sido creada con DALL·E
